Întrebări și răspunsuri Audituri sociale la furnizori

Un audit social la furnizori vă permite să vă asumați responsabilitatea în ceea ce privește cerințelor de responsabilitate socială, securitatea în muncă și problemele de mediu din cadrul lanțului dumneavoastră de aprovizionare. De asemenea, vă oferă noi posibilități de marketing. Prin adoptarea unui cod de conduită renumit, consolidați încrederea investitorilor în compania dumneavoastră. Obțineți de asemenea un avantaj competitiv esențial în procedurile de licitație deoarece, prin utilizarea standardelor sociale, demonstrați că aspecte precum sustenabilitatea socială și etică sunt importante pentru dumneavoastră. Creați o modalitate de a demonstra angajamentul dumneavoastră social, prin asumarea responsabilității pentru o activitate de producție și condiții de muncă echitabile. De asemenea, prin adoptarea unui standard social cum ar fi amfori BSCI (Business Social Compliance Initiative - inițiativa de conformitate socială în afaceri), economisiți timp și bani - evitați auditurile multiple costisitoare, printr-un audit BSCI.

Cele mai uzuale standarde sociale sunt definite prin inițiative, de exemplu, amfori BSCI (iniţiativa de respectare a standardelor sociale în afaceri). Alte standarde importante și recunoscute la nivel global sunt reprezentate de ICS (Iniţiativa pentru conformitate și sustenabilitate sau Iniţiativa clauzelor sociale), RBA (Alianţa de responsabilitate în afaceri), SA8000 (Responsabilitate socială), WRAP (Producţia responsabilă acreditată la nivel mondial) PSCI (Iniţiativa privind lanţul de aprovizionare în domeniul farmaceutic) şi SMETA (Auditul privind comerţul etic pentru membri Sedex). Există, de asemenea, programe specifice clientului pentru un cod de conduită. Acestea includ servicii de audit de cod de conduită independente și imparțiale, care pot fi aliniate la legislația locală, la normele internaționale sau la codurile proprii ale clienților. În mod suplimentar, pot fi adăugate standarde ISO precum QMS (Sistemul de management al calității), EMS (sistemul de management al mediului) și standardul ISO 45001 pentru sănătatea și securitatea ocupaţională.

Acest aspect depinde de sectorul de activitate al companiei, de dimensiunea și prioritățile acesteia. De exemplu, domeniile tradiționale ale CSR (responsabilitate socială corporativă) și HSE (sănătate siguranță mediu) pot fi examinate în profunzime, în cadrul aceluiași audit, în cazul anumitor industrii. Acest demers ar putea include zone de risc specifice, cum ar fi protecția împotriva incendiilor în fabricile de textile. Alte companii ar putea să se concentreze asupra domeniilor reprezentate de dreptul muncii, manipularea materialelor structurale sau protecția datelor. La cerere, oferim o listă personalizată de priorități, pe baza experienței noastre și a unei evaluări a condițiilor specifice. De asemenea, susţinem companiile în elaborarea propriului cod de conduită.

Auditorii noștri își actualizează continuu abilitățile, își desfășoară activitatea în întreaga lume și își împărtășesc experiențele anual. Sunt acreditați să efectueze audituri conform tuturor standardelor sociale internaționale, dar și alte audituri definite concret în timpul unei întâlniri cu clientul - de exemplu, protecția mediului sau manipularea substanțelor chimice. Acest demers asigură economii de timp și bani. Putem demonstra că auditorii noștri în acest domeniu care a fost creat în urmă cu 20 de ani, au o experiență medie de zece ani. Acest aspect le asigură calitatea de cei mai experimentați auditori din acest sector.

Complexitatea schemelor - cu alte cuvinte, chestionarele de audit - depind de specificul companiei și de standardul pe care îl folosim, cum ar fi amfori BSCI (Iniţiativa privind respectarea standardelor sociale în afaceri) sau SMETA (Auditul privind respectarea standardelor etice în domeniul comerţului pentru membrii Sedex). În general, majoritatea standardelor sociale sunt mult mai detaliate în comparaţie cu standardele ISO.

Auditorii noștri trebuie să completeze cu precizie chestionarele, să investigheze numeroase aspecte specifice, să realizeze interviuri, să efectueze cercetări și verificări încrucișate. Efortul necesar acestui proces depinde, de asemenea, de sectorul de activitate al societății, de dimensiunea și prioritățile acesteia. Atunci când experții noștri auditează companii mari, lucrează în echipă, iar un audit durează, de obicei, mai multe zile.

BSCI reprezintă abrevierea inițiativei Business Social Compliance Initiative (Iniţiativa privind respectarea standardelor sociale în domeniul afacerilor). A fost înființată în anul 2003 de către Asociația pentru Comerț Exterior (FTA, redenumită amfori în 2018). Membrii BSCI ai amfori au elaborat Codul de conduită al BSCI, ale cărui prevederi se bazează, printre altele, pe standardele Organizației Internaționale a Muncii (OIM), pe Carta ONU privind drepturile omului și pe legile și reglementările naționale.

Prin calitatea de membru al amfori BSCI, companiile se angajează să recunoască prevederile Codului de conduită în mediul lor corporativ și să le implementeze în politica lor prin măsuri adecvate. Furnizorii trebuie, de asemenea, să se asigure că subcontractanții respectă Codul de conduită al amfori BSCI. Respectarea Codului de conduită este monitorizată prin intermediul auditurilor realizate de către firme independente de audit.

Acronimul SEDEX se referă la transferul de date de natură etică ale furnizorilor. Cu o participare non-profit în cadrul acestei organizaţii, companiile se angajează să perfecţioneze continuu performanța etică în cadrul lanțurilor lor de aprovizionare. Înființată în 2011 de un grup de comercianți cu amănuntul din Marea Britanie, organizația asigură convergența cu privire la standardele de audit social și la practicile de monitorizare. Acest angajament urmărește să faciliteze misiunea de efectuare a auditului furnizorilor prin împărtășirea rapoartelor și să asigure îmbunătățiri în asociere cu standardele lanțului de aprovizionare.

În acest scop, a fost creat Auditul privind respectarea principiilor etice în domeniul comerţului pentru membrii Sedex (SMETA). Auditul a fost elaborat ca răspuns la cererea membrilor de a beneficia de un raport de audit etic care să permită distribuirea mai facilă. SMETA este conceput pentru a reduce sau a evita dublarea eforturilor în auditul privind respectarea standardelor etice în domeniul comerțului, creând beneficii pentru comercianții cu amănuntul, mărcile de consum și furnizorii acestora.

Dacă o companie devine membră a unei inițiative precum amfori BSCI, poate verifica propriul său lanț de furnizori în baza de date amfori BSCI. În acest fel, află care dintre furnizorii săi nu a fost încă auditat și prin urmare, poate identifica acele aspecte care pot fi îmbunătățite în ceea ce privește HSE (sănătate securitate mediu) și CSR (responsabilitate socială corporativă).

Auditorii TÜV Rheinland verifică ce calificativ a obținut furnizorul prin intermediul unui chestionar care poate avea la bază standardele specifice ale clientului sau pe cele internaționale. Auditorii noștri cunosc din experiență cum să organizeze auditurile pentru a monitoriza acești factori. În plus, auditurile pot fi extinse, de la caz la caz, de exemplu prin efectuarea unui audit de mediu în paralel cu auditul social.

Ulterior unui audit, auditorii noștri lucrează împreună cu clientul pentru a elabora un plan de acțiuni corective. Acest plan specifică abaterile de la standard care trebuie corectate, de către cine, precum și data la care trebuie efectuat un audit de monitorizare. Un plan de acțiuni corective este elaborat de obicei în aceeași zi cu auditul. Verificăm din nou conformitatea în auditurile noastre ulterioare.

Cea mai mare problemă întâlnită pe parcursul unui audit este verificarea programului de lucru. Este urmată de problemele privind sănătatea și securitatea ocupațională și protecția mediului, nu numai în ceea ce privește clădirile, ci și utilizarea echipamentelor, cum ar fi mașinile de cusut și îmbrăcămintea de lucru adecvată. Discriminarea există în special în industria textilă, în care femeile reprezintă aproximativ 80% din forța de muncă. Iar în multe companii, nu există forme de reprezentare a intereselor angajaților. În consecinţă, angajații nu îndrăznesc să-și exprime propunerile de îmbunătățire sau să formuleze critici care ar fi, la urma urmei, utile pentru companie. Investigăm și acest aspect.

Este logic ca o companie să dispună de propriul cod de conduită dacă dorește să depășească standardele existente sau să se concentreze pe anumite aspecte. De exemplu, în sectorul farmaceutic, accentul ar putea fi acordat instruirii în domeniul manipulării materialelor periculoase. În acest domeniu, liniile directoare existente nu acoperă toate aspectele legate de siguranță. Pentru companiile cu astfel de cerințe speciale, nu este suficient să se alăture unei inițiative. Definirea unor standarde proprii pentru parteneriatele cu furnizorii minimizează riscul de incidente din lanțul de aprovizionare. De asemenea, este utilă și asumarea unei poziții de pionierat înainte ca legislația națională să definească noi standarde, de exemplu în domenii precum protecția datelor. În plus, prin formularea propriilor coduri de conduită mai stricte, companiile se pot distinge de competitorii lor - iar acesta este un pas important spre asumarea poziției de lider de piață.

Siguranța ocupațională reprezintă o problemă importantă pentru companiile care derulează operațiuni extinse de depozitare. Dacă o companie dorește să se concentreze asupra unei activități echitabile și sigure, trebuie să ia în considerare codurile de conduită etice și sociale existente, cum ar fi Declarația Universală a Drepturilor Omului a Organizației Națiunilor Unite sau Convențiile Organizației Internaționale a Muncii (OIM). ISO 14001 reprezintă unul dintre standardele recomandate pentru problemele de mediu. Companiile pot folosi secțiuni de reglementări de natura celor menționate pentru a-și elabora propriul cod de conduită.

Realizăm o așa-zisă analiză hotspot pentru a afla exact unde sunt situate punctele cu cel mai mare risc în lanțul de aprovizionare - acesta este unul dintre primii pași către un cod de conduită adecvat. Acești factori pot diferi de la un domeniu la altul. Auditorii TÜV Rheinland verifică statutul furnizorilor prin intermediul unui chestionar care se poate baza pe standardele specifice ale clientului sau pe cele internaționale. Experții noștri cunosc din experiență cum să organizeze auditurile pentru a monitoriza punctele slabe.

După finalizarea codului de conduită, acesta trebuie implementat în lanțul de aprovizionare. TÜV Rheinland ajută la definirea unui proces personalizat care determină cât de des trebuie auditat lanțul de aprovizionare și până când trebuie corectate neconformitățile. Programul de audit poate stabili priorități pentru cele mai importante criterii, de exemplu protecția împotriva incendiilor. Rapoartele pot fi, de asemenea, structurate în funcție de solicitările clienților. Putem avea rapoarte simple, generale, al căror scop este de a stabili dacă un audit s-a finalizat cu succes sau nu, sau rapoarte detaliate care se concentrează pe aspecte precum siguranța ocupațională sau sustenabilitatea mediului, ceea ce ajută companiile să-și identifice punctele slabe și să stabilească un plan de măsuri în domeniile critice.

Auditorii noștri sunt membri înregistrați în Asociația Auditorilor de Conformitate Socială Profesională (APSCA), își desfășoară activitatea în întreaga lume și își împărtășesc experiențele anual. Avem manageri pentru fiecare schemă bazată pe standardele internaționale, care îi țin la curent pe experții noștri. Aceștia sunt acreditați să efectueze audituri conform tuturor standardelor sociale internaționale, dar și alte audituri definite concret în timpul unei întâlniri cu clientul - de exemplu, protecția mediului sau manipularea substanțelor chimice. Putem demonstra că auditorii noștri în acest domeniu, care a fost creat în urmă cu 20 de ani, au o experiență medie de zece ani. Acest aspect le asigură calitatea de cei mai experimentați auditori din acest sector.

Indicele de sustenabilitate Dow Jones (DJSI) este un indice bursier care include liderii în sustenabilitate la nivel mondial. Pentru a fi înregistrate pe această listă, companiile trebuie să îndeplinească criterii economice, ecologice și sociale.

Auditul începe cu o ședință de deschidere în care se explică scopul și procedura auditului. Ulterior, auditorii examinează dacă furnizorul respectă cerințele, efectuează interviuri confidențiale cu angajații și managerii, revizuiesc și copiază documentele precum contracte de muncă și compară aceste documente cu condițiile de muncă reale. Auditorii noștri realizează fotografii ale condițiilor de la fața locului și ale proceselor de muncă și documentează rezultatele auditului. Pe parcursul interviurilor confidențiale cu angajații, auditorii examinează aspecte precum discriminarea, iar pe parcursul vizitei, urmăresc eventuale indicii referitoare la munca prestată de către copii și la lacune în sistemul de securitate în muncă. La final, are loc o ședință de închidere în care se prezintă concluziile auditului.

Planul de acțiuni corective poate stipula un interval de timp de până la douăsprezece luni. Ulterior, întregul audit trebuie repetat.

Asociația Auditorilor de Conformitate Socială Profesională (APSCA) este cea mai importantă asociație a sectorului de audit din domeniul conformității sociale. Scopul acesteia este de a îmbunătăți coerența, credibilitatea și profesionalismul organizațiilor de audit și ale auditorilor individuali. Asociația promovează, de asemenea, utilizarea auditurilor independente de conformitate socială pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă la nivel mondial. Auditorii care sunt înregistrați în APSCA și-au validat competențele și îndeplinesc cerințele ridicate ale serviciilor profesionale de audit.

TÜV Rheinland deţine la nivel global statutul de furnizor independent de servicii de audit. Angajații grupului îşi desfăşoară activitatea în întreaga lume în aproximativ 500 de reprezentanţe în 69 de locații.

Termenul „schemă” descrie cerințele și reglementările standardelor internaționale, de exemplu amfori BSCI, care trebuie respectate de către companiile auditate. Un „program” poate fi un cod de conduită individual, creat special pentru o companie.

Respectarea standardelor internaționale, cum ar fi amfori BSCI (Business Social Compliance Initiative) sau SMETA (auditul etic în domeniul comercial al membrilor Sedex) asigură integritatea socială și sustenabilitatea unei companii. Aceste standarde includ norme de siguranță, cum ar fi prevenirea incendiilor și aspecte în domeniul social, cum ar fi programele de lucru, munca prestată de copii și discriminarea. Suplimentar față de aceste aspecte de natură etică, respectarea unui standard recunoscut pe plan internațional poate oferi un avantaj competitiv. Furnizorii atrag noi clienți prin respectarea cerințelor corespunzătoare, iar companiile își consolidează integritatea și își pot comercializa produsele cu mai multă încredere. Consumatorii acordă o atenție sporită produselor fabricate în condiții echitabile şi reputației mărcilor.

Conformitatea reprezintă un proces continuu, iar standardele sunt actualizate periodic. De exemplu, auditul amfori BSCI este valabil timp de doi ani. După acești doi ani, nu mai poate fi garantat faptul că societatea auditată îndeplinește cerințele - este necesar un alt audit pentru a prelungi valabilitatea cu încă doi ani. Acest aspect contribuie, de asemenea, la asigurarea conformității companiei cu cele mai recente modificări ale standardelor.

ISO 14001 reglementează normele de protecție a mediului, concepute pentru a evita solicitările ecologice în conformitate cu cerințele socio-economice. Ca o normă de mediu consolidată, ISO 14001 este cel mai important instrument la nivel mondial pentru implementarea și aplicarea unui sistem eficient de management de mediu.

Standardul ISO 45001 este menit să îndeplinească exigenţele tot mai stricte în ceea ce privește managementul sănătăţii și securității ocupaţionale. Companiile pot reduce numărul accidentelor la locul de muncă utilizând o abordare sistematică a aspectelor legate de sănătatea și securitatea ocupaţională, prin certificarea ISO 45001, indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiunea companiei. Sursele de erori sunt identificate și eliminate. Prin urmare, companiile dispun de posibilitatea de a asigura respectarea cerințelor legale și de reglementare pentru protecția sănătății și securității ocupaţionale.

Dacă o companie devine membră a unei inițiative precum amfori BSCI, poate verifica propriul său lanț de furnizori în baza de date amfori BSCI. În acest fel, află care dintre furnizorii săi nu a fost încă auditat și prin urmare, poate identifica acele aspecte care pot fi îmbunătățite în ceea ce privește HSE (sănătate securitate mediu) și CSR (responsabilitate socială corporativă).

Auditurile de secundă parte la furnizori, în conformitate cu un standard social internațional, permit companiilor să își asume responsabilitatea pentru lanțul lor de furnizori, pentru producția echitabilă și în condiții de siguranță și pentru condițiile de muncă. Acest aspect oferă noi oportunități de marketing și consolidează încrederea clienților și a consumatorilor, precum și a partenerilor de afaceri și a angajaților. Standardele internaționale comune, precum amfori BSCI, includ numeroase standarde suplimentare ridicate. Prin urmare, companiile obţin economii de costuri și de timp prin evitarea auditurilor multiple. În plus, îmbunătățirile în urma unui audit sunt însoțite frecvent de o gestionare mai eficientă a lanțului valoric al companiei.